Cómo hacer que tu registro de asistencia sirva como prueba en un juicio

El registro electrónico de jornada hace prueba plena en un juicio laboral si se acredita que el sistema fue acordado entre el trabajador y el patrón (art. 132, fr. XXXIV, de la LFT). En la práctica, eso significa un convenio aceptado por cada persona y un registro que nadie pueda alterar sin dejar rastro.

Esto importa porque en un juicio el patrón es quien debe probar la duración de la jornada (art. 784). Un registro que no se pueda usar como prueba deja al negocio con su palabra contra la del trabajador.

Los 5 requisitos prácticos

1. Que el sistema esté acordado

Firma (o haz aceptar electrónicamente) un convenio con cada trabajador que describa el sistema de registro. Según especialistas, debería precisar al menos:

• El medio electrónico que se usa.
• Qué datos integran el registro.
• Cómo se checa la entrada y la salida.
• Cómo se reportan errores u omisiones.
• Cómo se validan las correcciones.

Guarda la evidencia de la aceptación: nombre, fecha y hora, dispositivo y la versión exacta del documento aceptado. Te damos una lista completa en qué debe incluir el convenio.

2. Que no se pueda alterar en silencio

• La hora la pone el servidor, no el celular ni la persona.
• Las checadas no se editan ni se borran. Una corrección es un registro nuevo con autor, motivo y fecha.
• Cada registro guarda una huella del anterior (cadena de hashes), así se puede demostrar que nada se modificó después.

3. Que el trabajador lo pueda ver

Que cada persona pueda consultar sus propias checadas, horas y horas extra, y confirmar su resumen semanal o quincenal. Esa transparencia refuerza que el registro fue acordado y que no se manipuló.

4. Que se pueda entregar a la autoridad

Exportación por periodo, centro de trabajo y persona, en un formato legible (PDF) y uno procesable (CSV o Excel), con las correcciones y la aceptación del convenio.

5. Que se conserve el tiempo necesario

La LFT pide conservar los controles de asistencia durante el último año de la relación laboral y un año después de que termine (art. 804). La documentación de nómina conviene guardarla cinco años por obligaciones fiscales y de seguridad social.

Evidencia extra que ayuda

La ley no la exige, pero fortalece el registro:

• Selfie tomada en vivo al checar (no desde la galería), como evidencia visual de quién checó.
• Ubicación al momento de checar, comparada con el radio de la sucursal.
• Celular vinculado a cada persona, para evitar que alguien cheque por otro.

Si usas foto y ubicación, cumple con la ley de datos personales: ¿es legal pedir selfie y ubicación?.

Lista de verificación

Pregunta	Sí / No
¿Cada trabajador aceptó un convenio del sistema?
¿Guardas fecha, hora y versión de esa aceptación?
¿La hora la pone el servidor?
¿Es imposible editar o borrar una checada sin dejar rastro?
¿Cada persona puede ver sus propias checadas?
¿Puedes exportar por periodo y persona?
¿Conservas los registros al menos el plazo del art. 804?

Checador App cumple cada punto de esta lista: convenio aceptado desde el celular con su huella digital, hora del servidor, checadas de solo agregar con cadena de hashes, historial visible para el trabajador y exportación para inspección.