Convenio de registro electrónico de jornada: qué debe incluir

El convenio de registro electrónico de jornada es el documento en el que el trabajador y el patrón acuerdan cómo se registrará la entrada y salida. Es lo que permite que el registro haga prueba plena en un juicio, porque la ley exige acreditar que el sistema fue acordado (art. 132, fr. XXXIV, de la LFT).

Puede ser una cláusula del contrato individual o un convenio modificatorio aparte. Lo importante es que cada persona lo acepte y que quede evidencia.

Qué debe incluir

Según especialistas en derecho laboral, como mínimo:

1. El medio electrónico que se usará (por ejemplo, una app en el celular del trabajador).
2. Los datos que integran el registro: fecha, hora de entrada y salida, y si aplica, foto y ubicación al checar.
3. Cómo se checa: desde qué dispositivo, en qué lugar o radio, y qué pasa si no hay señal.
4. Cómo se reportan errores u omisiones, como olvidar checar la salida.
5. Cómo se validan las correcciones: quién las aprueba y cómo queda constancia.

Conviene agregar:

6. Quién puede ver los datos (por ejemplo, solo administradores de la empresa).
7. Cuánto tiempo se conservan (al menos el plazo del art. 804 de la LFT).
8. Referencia al aviso de privacidad, si se usan foto o ubicación.
9. Acceso del trabajador a sus propios registros.
10. Versión y fecha del convenio.

Cómo recabar la aceptación

Forma	Ventaja	Cuidado
Firma en papel	Familiar para todos	Hay que escanear y guardar; no se liga solo al sistema
Aceptación en el celular	Queda ligada al registro, con fecha y hora	Guarda dispositivo, hora del servidor y huella del documento
Cláusula en el contrato	Una sola firma	Si cambias de sistema, necesitas un convenio modificatorio

Si se acepta en el celular, guarda: nombre, fecha y hora del servidor, dispositivo e IP, y una huella digital (hash) de la versión exacta aceptada. Si el convenio cambia, pide una nueva aceptación.

Errores comunes

• Un solo convenio genérico para “todos”. Cada trabajador debe aceptarlo; un aviso en la pared no basta.
• No describir las correcciones. Si no se explica cómo se corrigen errores, el trabajador puede decir que el registro se alteró.
• Olvidar los datos personales. Si la app toma foto o ubicación, necesitas aviso de privacidad y finalidad clara.
• No guardar la versión aceptada. Si cambias el texto, debes poder demostrar qué aceptó cada quien y cuándo.

Revisa con tu abogado

Cada negocio tiene particularidades: personal de confianza, trabajo en campo, home office o turnos nocturnos. Usa esta lista como punto de partida y pide a tu abogado laboral que revise la redacción final.

Checador App genera el convenio a partir de la configuración de tu negocio, pide a cada trabajador aceptarlo en su celular en su primer acceso, guarda la evidencia de aceptación y vuelve a pedirla cuando cambias la plantilla. Más en cómo hacer que tu registro sirva como prueba.